ERP audit

Cieľom tejto služby je pomôcť vrcholovému manažmentu rozhodnúť, prípadne zhodnotiť implementáciu komplexného systému riadenia podniku.

V dnešnej dobe sú na strane jednej manažment a majitelia konfrontovaní požiadavkami zvýšiť produktivitu firmy, pridanú hodnotu produktu a vyťaženie kapacít a na druhej strane rozsiahlymi technickými požiadavkami (EDI, bezpečnosť, operačný systém atď).

Cieľom auditu nie je systémy porovnávať a vyberať – cieľom auditu je overiť do akej miery súčasný alebo plánovaný systém podporuje strategické ciele firmy.

Typicky je systém implementovaný čiastočne – často nezávisle od finančného systému a za silnej podpory rôznych doplnkových aplikácií, ako je napríklad MS Excel atď. To spôsobuje samozrejme to, že informácie poskytované systémom sú nepresné a nekompletné. Toto má ďalšie dôsledky, a to napríklad, že sa výroba rozhodne plánovať mimo systém, alebo sa nákup rozhodne nakupovať mimo systém, a vzhľadom k tomu, že financie pohybom na sklade často aj tak neveria, vedú si finančné účtovníctvo v inom systéme.

Ukazuje sa, že priemerné výberové konanie sa orientuje buď podľa technických požiadaviek alebo požiadaviek jednotlivých funkcií / oddelení často z hľadiska vyššie popísanej organizácie – bez ohľadu na strategické ciele firmy. Aj keď výberové konanie vyberie z hľadiska týchto požiadaviek systém, nakoniec minie svoj cieľ, pretože implementácia prebehne pravdepodobne len v základných funkciách a systém zostáva v kľúčových oblastiach za očakávaním manažmentu. Vo svetovej literatúre sa hovorí možno až o 60% a viac zo všetkých prípadov, kedy implementácia minie ciele manažmentu. A síce nezávisle od produktu a implementačného partnera.

Dôvody kvôli ktorým dochádza k zlýhaniu – minutiu cieľa.

Zákazník nepozná skutočnú pozíciu súčasnej implementácie – ukazuje sa, že zákazník, majitelia, manažment niekedy nedocenia význam toho, že v prípade súčasného systému neprebehla implementácia tak, ako mala a teraz po rokoch sa pokúšajú novým systémom problém vyriešiť. Problém ilustrovaný v predchádzajúcom prípade nie je len problém technický, i keď čiastočnú zodpovednosť za vyššie uvedený stav má možno aj chýbajúca funkčnosť systému, čo sa ľahko môže stať u firiem, ktoré sa stali dodávateľmi automobilového priemyslu.
Nie je jasné, čo bolo skôr - či zlá organizácia spôsobila zlú implementáciu alebo naopak – pravdou je, že čiastočne implementovaný systém má svoj dopad na kvalitu riadenia a organizáciu – prechod na nový systém / inú technológiu často tento problém nerieši. Otázka integrácie finančného systému a systému riadenia je hlavne otázkou vyspelosti organizácie, manažmentu a jeho disciplíny.

Zákazník nie je často schopný formulovať, vyjadriť, popísať a pripraviť svoj personál na to, ako nový systém prispeje k dosiahnutiu cieľov firmy. Ukazuje sa, že toto je dosť problematické, pretože pri priemernej dobe implementácie od 6 do 18 mesiacov – sa projekt môže dotknúť dvoch obchodných / finančných rokov a nemusí na ne mať žiadny pozitívny dopad. Vzhľadom k cene projektu – priemerný implementačný projekt je zásadnou investíciou pre firmu – toto môže vyvolať diskusie o zhodnotení investícií a ROI na úrovni predstavenstva a dozornej rady.

Manažment zákazníka deleguje často projekt na funkciu IT - aj keď je ERP systém vec veľmi technická, zároveň je aj kostrou celej organizácie a implikuje stratégiu v oblasti logistiky, nákupu, odbytu a financií.

Zákazník často očakáva, že implementačný partner prinesie aj novú organizáciu spolu s hardvérom a softvérom. Je síce kritické, aby implementačný partner mal skúsenosť s projektami v danej oblasti zákazníka, ale súčasne je nutné, aby ciele firmy a zodpovednosť za ne niesol zákazník.

Cieľom ERP audit je pomôcť zákazníkovi:

- určiť, kde se firma skutočne nachádza z hľadiska implementácie a svetovo akceptovaného best practise
- identifikovať riziká budúceho vývoja organizácie firmy vzhľadom k západnej konkurencii
- pomôcť vedeniu pri transformácii ich strategických cieľov do implementačných cieľov s ohľadom na rýchlu návratnosť
- vytvoriť so zákazníkom koncept úspešnej implementácie, identifikovať priority a zdroje zlepšení
- vytvoriť koncept pre maximalizáciu ROI projektu a zrýchlenie návratnosti