ERP audit

Cílem této služby je pomoci vrcholovému managementu rozhodnout, respektive zhodnotit (audit) implementaci komplexního systému řízení podniku.

V dnešní době jsou na straně jedné management a majitelé konfrontováni požadavky zvýšit produktivitu firmy, přidanou hodnotu produktu a vytížení kapacit a na druhé straně rozsáhlými technickými požadavky (EDI, bezpečnost, operační systém atd).

Cílem auditu není systémy srovnávat a vybírat – cílem auditu je ověřit do jaké míry stávající nebo plánovaný systém podporuje strategické cíle firmy.

Typicky je systém implementován částečně – často nezávisle od finančního systému a za silné podpory různých doplňkových aplikací, jako je ku příkladu MS Excel atd. To způsobuje samozřejmě, že informace poskytované systémem jsou nepřesné a nekompletní. Toto má další důsledky a to např., že se výroba rozhodne plánovat mimo systém, nebo se nákup rozhodne nakupovat mimo systém a vzhledem k tomu, že finance pohybům na skladě často stejně nevěří, vedou si finanční účetnictví v jiném systému.

Ukazuje se, že průměrné výběrové řízení se orientuje buď podle technických požadavků anebo požadavků jednotlivých funkcí / oddělení často z hlediska výše popsané organizace – bez zřetele na strategické cíle firmy. I když výběrové řízení vybere z hlediska těchto požadavků systém, nakonec mine svůj cíl, protože implementace proběhne pravděpodobně jenom v základních funkcích a systém zůstává v klíčových oblastech za očekáváním managementu. Ve světové literatuře se mluví možná až o 60% a více ze všech případů, kde implementace mine cíle managementu. A sice nezávisle od produktu a implementačního partnera.

Důvody kvůli kterým dochází k selhání – minutí cílu.

Zákazník nezná skutečnou pozici současné implementace – ukazuje se, že zákazník, majitelé, management někdy nedocení význam toho, že u stávajícího systému neproběhla implementace jak měla a teď po letech se pokouší novým systémem problém vyřešit. Problém ilustrovaný v předchozím případě není jen problémem technickým, i když částečnou zodpovědnost za výše uvedený stav má třeba chybějící funkčnost systému, co se lehce může stát u firem, které se staly dodavateli automobilového průmyslu.

Není jasné, co bylo dřív, jestli špatná organizace způsobila špatnou implementaci anebo naopak – pravdou je, že částečně implementovaný systém má svůj dopad na kvalitu řízení a organizaci – přechod na nový systém / jinou technologii často tenhle problém neřeší. Otázka integrace finančního systému a systému řízení je hlavně otázkou vyspělosti organizace, managementu a jeho disciplíny.

Zákazník není často schopen formulovat, vyjádřit, popsat a připravit svůj personál na to, jak nový systém přispěje k dosažení cílů firmy. Ukazuje se, že toto je docela problematické, protože u průměrné doby implementace od 6 do 18 měsíců – se projekt může dotknout dvou obchodních / finančních roků a nemusí na ně mít žádný pozitivní dopad. Vzhledem k ceně projektu – průměrný implementační projekt je zásadní investicí pro firmu – může toto vyvolat diskuse o zhodnocení investic a ROI na úrovni představenstva a dozorčí rady.

Management zákazníka deleguje často projekt na funkci IT - i když je ERP systém věc hodně technická, zároveň je i páteří celé organizace a implikuje strategii v oblasti logistiky, nákupu, odbytu a financí.

Zákazník často očekává, že implementační partner přinese i novou organizaci spolu s hardwarem a softwarem. Je sice kritické, aby implementační partner měl zkušenost z projektů v dané oblasti zákazníka, ale současně je nezbytné, aby cíle firmy a zodpovědnost za ně nesl zákazník.

ERP audit má za cíl pomoci zákazníkovi:

• určit, kde se firma skutečně nachází z hlediska implementace a světově akceptovaného best practise
• identifikovat rizika budoucího vývoje organizace firmy vzhledem k západní konkurenci
• pomoci vedení při transformaci jejich strategických cílů do implementačních cílů s ohledem na rychlou návratnost
• vytvořit se zákazníkem koncept úspěšné implementace, identifikovat priority a zdroje zlepšení
• vytvořit koncept pro maximalizaci ROI projektu a zrychlené návratnosti