Outsourcing abas ERP CZ FI

Návrh na outsourcing abas ERP CZ FI vzniká ve spolupráci s našimi strategickými zákazníky a je určen pro všechny, kteří mají problém zabezpečit zavedení FI (finančního učetnictví) v abas ERP CZ personálně anebo kompetenčně nebo mají zájem zeštíhlit organizaci při současném zachování kvality služeb, respektive zvýšení kvality.

Náš návrh předpokládá, že místo toho, aby zákazník investoval peníze do opakovaných školení, které jak se ukazuje v některých případech z titulu fluktuace zaměstnanců firmě nic nepřinesli – amotIQ sro pro zákazníka FI systém zavede a rozchodí.

Z dosavadních zkušeností se dá očekávat, že naše efektivita při zpracování FI finanční agendy v abas ERP CZ je minimálně dvojnásobná v porovnáni s jinými uživateli. Na druhé straně agenda vedení finančního systému se zjednoduší tím, že bychom vedli účetnictví přímo v abas ERP a nikoliv v externím systému.

Z diskusí vyplývá také to, že si zákazníci i při zohlednění všech racionalizačních aspektů chtějí nadále zachovat jistou nezávislost. Vzhledem k tomu, že naši zákazníci vyžadují specifické služby, je nutné úvodem vysvětlit pojmy respektive podmínky, za kterých je outsourcing abas ERP CZ FI nabízen.

1)    Zákazník má vlastní abas ERP CZ systém s plnou lokalizací.
    a.    To znamená že bezpečnost dat je a zůstává pod kontrolou zákazníka. amotIQ sro pracuje vzdáleným přístupem na datech zákazníka.
    b.    amotIQ sro pracuje s licencemi zákazníka. To umožňuje zákazníkovi strukturu spolupráce s amotIQ sro kdykoliv změnit.

2) Fundamentální podmínkou pro umožnění outsourcing je skenování relevantních dokladů. Doklady, které se mají zaúčtovat musí byt k dispozici týdenně naskenované a uložené k tomu speciálně vytvořeném adresáři. amotIQ sro dá k tomuto účelu k dispozici nástroj, kterým lze ověřit status dokladů a jejich stav zpracování.

3)    Každý outsourcing má dvě fáze náběhu a zavedení.
   a.    Start up – v této fázi jsou kladeny vysoké nároky na znalost systému abas ERP, zkušenosti v oblasti účetnictví a chodu firmy. V této fázi se systém nastavuje a účetní případy se zaúčtovávají poprvé.
   b.    Operation - v této fázi je systém nastaven, účetní případy se opakují a tudíž je využita historie a nastavení systému (jako např.tabulky N a O a dodatečné položky).

4)    V rámci outsourcing FI je možné pracovat s financemi v různých provedeních.
    a.    V základním provedení basic se vede učetní agenda tak, jak ji vyžadují lokální úřady. K reportingu se používá výsledovka a rozvaha. Zákazník v tomto         režimu nepoužívá nákladové účetnictví.
    b.    Provedení advanced předpokládá definovaní aspektů nákladového účetnictví a základní reporting nákladového účetnictví.
    c.    Provedení executive předpokládá doplnění reportů o profesionální analýzy, generování KPI atd.

5)    Vzhledem na spoluúčast zákazníka je nutné diskutovat další aspekty týkající se struktury servisu:
a.    Gold – amotIQ sro eviduje i účtuje doklady. Kompletně zpracovává měsíční účetní agendu a roční uzávěrkové práce.
b.    Silver - zákazník eviduje doklady. amotIQ sro účtuje, generuje reporty a DPH.
c.    Bronz – zákazník eviduje i účtuje doklady. amotIQ sro dle dohody se zákazníkem provádí pouze specializované práce jako např. uzávěrkové operace nebo kontrolu účetnictví (zejména sklady, salda, vybrané účty), případně účtuje o majetku.

6)    Fakturace za práce je zaznamenávána do timesheets s detailním popisem vykonané práce a jsou průběžně k nahlédnutí.

7)    Samotný servis se skládá z:
    a. Činnosti pravidelné měsíční účtování:
        -    Přijaté faktury
        -    Vydané faktury
        -    Pokladna
        -    Majetek (účetní odpisy)
        -    Časové rozlišení
        -    Účtování mezd
        -    Výpis z banky
        -    Interní doklady (cestovné, zúčtování daně atd.)
        -    Účtování skladových pohybů
        -    DPH – měsíční (čtvrtletní) hlášení
        -    DPH – souhrnné čtvrtletní hlášení
        -    Výsledovka, rozvaha
        -    Generování individuálních reportů dle požadavku zákazníka
        -    Intrastat
        -    Upomínky
        -    Nákladové účetnictví – individuální reporty

b.    Činnosti uzávěrkové (roční), dle požadavku zákazníka mohou být i měsíční:
       -    Přecenění účtů vedených ve druhé měně (pokladna, banka, úvěry)
       -    Přecenění pohledávek i závazků
       -    Dohadné položky, časové rozlišení
       -    Majetek (daňové odpisy)
       -    Generování dopisů k potvrzení salda se zákazníky a dodavateli
       -    Podklady pro zpracování přiznání daně z příjmů (dle požadavku auditorů / daňového poradce)

8)    V rámci servisu zatím neposkytujeme zpracování mezd a zpracování ročního přiznání daně z příjmů.

9) Pro hladký průběh outsourcingu doporučujeme definovat pracovníka pro komunikaci za zákazníka a za amotIQ.

10) Pro hladký průběh outsourcingu zároveň doporučujeme definovat termín měsíční uzávěrky. Definovat, do kterého dne musí být všechny doklady poskytnuty amotIQ sro (dle termínu měsíční uzávěrky)

11)    Odměna
a.    S0 – Odměnu za hodinu běžného evidence
b.    S1 – Odměnu za hodinu běžného účetnictví
c.    S2 – Odměnu za hodinu účetnictví vedeného senior účetním
d.    S3 – Odměnu za hodinu práce daňového poradce nebo právníka

12) U kompletního zpracování účetní agendy je nutno definovat se zákazníkem, které transakce spadají na které finanční účty (zejména pravidelné transakce). Finanční model je podmínkou pro zpracování v případě, že zákazník nevlastní žádné platné interní účetní předpisy, které definují např. jaké kurzy používají (denní, měsíční, roční), podle jakých pravidel účtují o zásobách a podobně. Tyto otázky však budou předmětem diskusí během náběhu.

13) Všechny práce jsou kalkulované specifickou denní sazbou. V případě dlouhodobější alokace kapacit je možné využít následující slevy - Podmínkou pro uplatnění slev je rezervace minimálně 1 den měsíčně a včasné uhrazení poplatku.

Období rezervace (počet měsíců)	Sleva	S0 EUR/h)	S1 EUR/h)	S2 (EUR/h)	S3 EUR/h)
		15.00	30.00	60.00	100.00
3	-5%
6	-10%	13.50	27.00	54.00	90.00
9	-15%
12	-20%	12.00	24.00	48.00	80.00

14) Tabulka sazeb pro jednotlivé úkony

Činnost	Startup (1 měsíc)hod sazba	Startup (2-3 měsíce)hod sazba	Operation 3-n měsíců)hod sazba	Komentář
Skanování dokladů	zakaznik	zakaznik	zakaznik
Evidence dokladů	S2	S1	S0
Pokladna	S2	S1	S0
Majetek	S2	S2	S2
Časové rozlišení	S2	S2	S2
Mzdy –zaúčtování	S2	S1	S1
Banky	S2	S2	S1
Interní doklady	S2	S1	S0
Skladové pohyby	S2	S1	S1
DPH měsíční/kvart	S2	S2	S1
DPH souhrné	S2	S2	S1
Výsledovka	S2	S2	S2
Individ. reporty	S2	S2	S2
Intrastat	S2	S2	S2
Upomínky	S2	S1	S1
Cashflow	S2	S2	S2
Roční uzávěrka	S2	S2	S2
Internat.reporty	S2	S2	S2
Hotline (úč.a reporty)	S2	S2	S2
Projektmanagement	S2	S2	S2

15) Nabídka – jak bylo již uvedeno - v konkrétním případe se očekává, že zavedením outsourcingu se sníží náklady na zpracováni finanční agendy. Vzhledem k tomu, že na straně jedné každá konkrétní situace zákazníka je individuální a na straně druhé klient očekává přesnou a zároveň co nejlevnější nabídku – amotIQ sro nabízí tzv. ram-up fázi, ve které zákazník začne scanovat dokumenty dle amotIQ sro předpisu. Na základe vyhodnocení počtu a typu relevantních dokumentů amotIQ sro je schopen udělat předběžnou nabídku s konkrétními body.

Závěrem: sazby a jednotlivé úkony byly dimenzované tak, aby se v konkrétních případech náklad na vedení účetnictví po 3 měsících snížil minimálně o 25%.